Politique de confidentialité de la plateforme Portia

1. Introduction

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont DevFire WEB S.R.L. (« nous ») collecte, utilise et partage les données personnelles via la plateforme Portia, y compris la Boutique en ligne (Web), l'application mobile Portia pour les clients (iOS et Android), l'Application Coursiers (Mobile) et l'Interface d'administration Web. Nous opérons conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation roumaine sur la protection des données.

Responsable du traitement:
DevFire WEB S.R.L.
Corvinilor 64, Ap. 1, 440080 Satu Mare, jud. Satu Mare, Romania
CUI 45431682 | ONRC J30/6/05.01.2022
E-mail: [email protected]

2. Données collectées

Nous collectons des données auprès de trois catégories d’utilisateurs (clients, coursiers, commerçants). Les sections 2.4 et 2.5 détaillent les données supplémentaires collectées auprès des clients dans l’application mobile et dans les conversations avec les commerçants :

2.1 Pour les clients (Vitrine)

• Identité & Contact: Nom, e-mail, numéro de téléphone et identifiants de compte.
• Données transactionnelles: Adresse de livraison, historique des commandes et détails des réservations pour les salons/services.
• Registre numérique: Si vous utilisez le registre numérique, nous collectons les données que vous ajoutez concernant vos véhicules (plaque d'immatriculation, numéro de châssis, historique d'entretien), vos animaux de compagnie (identification/puce électronique, historique médical et vaccinations) et vous-même ou les membres de votre famille (dossier personnel de services, y compris des données de santé : visites médicales, vaccinations ou valeurs que vous enregistrez vous-même, comme la tension artérielle ou le poids). Les données de santé constituent une catégorie particulière de données (art. 9 RGPD) et sont traitées exclusivement sur la base de votre consentement explicite, exprimé par l'ajout volontaire de ces informations.
• Données techniques: Adresse IP, cookies et identifiants d'appareil.
• Données concernant d’autres personnes: Si vous ajoutez au registre un dossier pour un membre de votre famille, vous nous fournissez des données concernant quelqu’un d’autre. Vous devez disposer de l’accord de cette personne (ou, pour un enfant, être titulaire de l’autorité parentale) et vous êtes responsable de ce que vous y consignez. Cette personne peut nous écrire à [email protected] pour savoir quelles données nous détenons ou en demander la suppression.

2.2 Pour les coursiers (Application mobile)

• Données de localisation: Nous collectons des données de localisation précises ou approximatives pour suivre les livraisons et fournir des mises à jour de statut aux clients.
• Accès à la caméra: Notre application nécessite l'accès à la caméra de votre appareil pour vous permettre de : télécharger des documents d'identification lors de l'inscription, scanner des codes QR pour la vérification des commandes et prendre des photos comme « Preuve de livraison » pour confirmer les dépôts réussis.
• Données contractuelles: Association avec des restaurants ou types de commerces spécifiques.

2.3 Pour les commerçants (Administration Web)

• Données commerciales: Nom du commerce, numéro fiscal, coordonnées du représentant et offres de services.

2.4 Pour les clients (application mobile Portia)

L'application mobile Portia collecte les mêmes données que la Boutique en ligne, ainsi que les suivantes — chacune uniquement après une action explicite de votre part :

• Microphone et recherche vocale: Le microphone ne s'active que pendant que vous maintenez le bouton pour parler. Ce que vous dites est transmis au service de reconnaissance vocale de votre téléphone (Apple sur iOS ; généralement Google sur Android), qui le convertit en texte et peut le traiter sur ses propres serveurs, y compris en dehors de l'Union européenne. Portia ne reçoit, ne stocke et ne conserve aucun enregistrement audio : nous ne recevons que le texte obtenu, que nous traitons exactement comme une recherche saisie. Nous vous demandons votre accord dans l'application avant la première utilisation, et un refus ne limite aucune autre fonctionnalité.
• Appareil photo et photos: Nous accédons à l'appareil photo ou à votre galerie uniquement lorsque vous choisissez de joindre une image : à une demande de devis, à un message à un commerçant, comme photo de profil, lors de la numérisation d'un document ou en photographiant votre véhicule pour l'assistant visuel. Les images envoyées à l'assistant visuel et les documents numérisés sont traités temporairement puis supprimés, jamais conservés.
• Localisation approximative: Uniquement lorsque vous appuyez sur « utiliser ma position », et seulement de manière approximative (au niveau du département), afin de vous montrer des commerces près de chez vous. Nous n'utilisons pas de localisation précise et ne vous suivons jamais en arrière-plan.
• Notifications: Si vous activez les notifications, nous stockons un identifiant d'appareil (jeton Firebase Cloud Messaging) lié à votre compte afin de vous envoyer des mises à jour concernant vos commandes, réservations et messages.
• Utilisation et diagnostic: Nous collectons des statistiques d'utilisation et des rapports d'erreur afin de corriger les défauts et d'améliorer l'application. Vous pouvez désactiver cette collecte à tout moment dans l'application, sous Compte › Confidentialité, sans perdre de fonctionnalité.

2.5 Conversations avec les commerçants

Lorsque vous écrivez à un commerçant au sujet d’une commande, d’une réservation ou d’une demande de devis, nous conservons les messages, les images que vous joignez et l’heure d’envoi. Le fil est partagé : le commerçant le voit et, pour une commande livrée, le coursier qui l’achemine également. Les messages et les images sont supprimés automatiquement après 30 jours ; les conversations liées à une demande de devis restent tant que la demande est ouverte. Si vous signalez une conversation, sa transcription est transmise à l’équipe d’assistance Portia.

3. Utilisation de vos données

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Exécution: Pour traiter les commandes, gérer les réservations de salon et faciliter les livraisons.
• Communication: Envoi de SMS/e-mails transactionnels concernant le statut des commandes ou la sécurité du compte.
• Sécurité: Utilisation de la localisation des coursiers et de la « Preuve de livraison » par caméra pour prévenir la fraude et résoudre les litiges.
• Amélioration: Analyse de l'utilisation de la plateforme pour corriger les bugs et améliorer l'expérience utilisateur.

4. Base juridique du traitement

Nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

• Nécessité contractuelle: Pour fournir les services auxquels vous avez souscrit (commande de nourriture ou livraison de marchandises).
• Consentement: Pour les communications marketing (que vous pouvez retirer à tout moment).
• Consentement explicite (art. 9(2)(a) RGPD): Pour les catégories particulières de données — les données de santé du registre numérique — que nous traitons uniquement si vous les ajoutez volontairement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en supprimant les enregistrements concernés ou votre compte.
• Intérêt légitime: Amélioration de la sécurité de la plateforme et prévention des comptes frauduleux.
• Obligation légale: Tenue des registres fiscaux pour les autorités fiscales roumaines.

5. Partage des données et tiers

Nous partageons les informations uniquement lorsque c'est nécessaire :

• Commerçants : reçoivent les données nécessaires au traitement de vos commandes et réservations (nom, coordonnées, adresse de livraison, détails de la commande ou de la réservation).
• Coursiers : reçoivent les informations nécessaires à la livraison de votre commande (nom, adresse, numéro de téléphone) et participent au fil de discussion de la commande.
• Registre numérique : un enregistrement (véhicule, animal de compagnie, dossier personnel) ne devient visible pour un commerçant que lorsque vous le partagez — en cochant la case de consentement lors d’une réservation à laquelle vous joignez l’enregistrement, ou en le partageant directement depuis l’application. Un commerçant peut créer un enregistrement pour vous (par exemple après une visite) ; il y a alors accès à partir de ce moment. L’accès reste actif jusqu’à ce que vous le révoquiez. Pour les véhicules et les animaux de compagnie, un commerçant disposant d’un accès voit l’intégralité de l’historique de l’enregistrement, y compris les entrées faites par d’autres commerçants. Pour les dossiers personnels, les entrées créées par un commerçant ne sont visibles que par ce commerçant, et les valeurs que vous enregistrez vous-même restent privées.
• Processeurs de paiement : pour gérer les transactions sécurisées (nous ne stockons pas les numéros complets de cartes).
• Le service de reconnaissance vocale de votre appareil : si vous utilisez la recherche vocale, l'audio capté est transmis à Apple (sur iOS) ou au fournisseur de reconnaissance vocale de votre téléphone (généralement Google, sur Android) pour être converti en texte. Ces fournisseurs agissent selon leurs propres politiques de confidentialité et peuvent traiter l'audio en dehors de l'UE.
• Infrastructure cloud : la base de données principale et les fichiers sont hébergés dans l'Union européenne (Supabase sur AWS, région Irlande, et Google Cloud). Les services Firebase utilisés pour l'authentification, le stockage et les notifications sont fournis par Google, qui peut traiter certaines données en dehors de l'UE, sur la base des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
• Autorités légales : si requis par la loi roumaine.

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers à des fins marketing.

Nous n'utilisons aucun identifiant publicitaire, n'affichons aucune publicité et ne vous suivons pas d'une application ou d'un site à l'autre. L'application mobile est publiée sans l'autorisation relative à l'identifiant publicitaire.

5b. Traitement assisté par IA

Lorsque vous soumettez un ticket de support (y compris les demandes de démonstration), un administrateur peut choisir de faire traiter le ticket par notre assistant IA. L'assistant est Google Gemini 2.5, accessible via Google Cloud Vertex AI dans la région europe-west4 (Pays-Bas). Le traitement par IA décrit dans cette section a lieu entièrement au sein de l'Union européenne.

L'IA ne reçoit que votre ticket (sujet, description, métadonnées) et — pour les tickets autres que les demandes de démonstration — un contexte strictement nécessaire, comme des détails de commande ou de réservation auxquels votre ticket fait explicitement référence. Les demandes de démonstration n'envoient que la description de l'activité que vous avez fournie.

Recherche assistée par IA : lorsque vous effectuez une recherche dans l'application ou sur le site — saisie ou dictée vocalement — le texte de votre recherche et une liste limitée de services, produits et commerces pertinents sont envoyés à ce même service Vertex AI situé dans l'UE, afin de vous renvoyer des résultats adaptés. Aucune décision automatisée n'est prise à votre sujet et le texte de votre recherche n'est pas utilisé pour entraîner des modèles.

Conversation avec l’assistant de recherche : l’assistant se souvient des questions précédentes de la même conversation afin que vous puissiez poursuivre le fil. Vos 10 dernières conversations sont conservées localement sur votre téléphone, avec leurs résultats ; la onzième remplace la plus ancienne. Elles ne sont pas synchronisées entre appareils et disparaissent lorsque vous désinstallez l’application.

Assistant IA dans les conversations : si un commerçant a activé l’assistant, votre message et le contexte du fil sont envoyés au même service Vertex AI situé dans l’UE afin de générer une réponse. Les réponses générées par l’IA sont clairement identifiées comme telles. Vous pouvez désactiver l’assistant conversation par conversation, directement depuis la fenêtre de chat ; vos messages ne sont alors plus transmis au modèle.

Le registre numérique utilise également une assistance IA dans deux situations : (1) la numérisation de documents (par ex. certificat d'immatriculation, rapport de contrôle technique, police d'assurance, page de vaccination) pour préremplir des enregistrements — l'image du document est traitée temporairement puis supprimée une fois le traitement terminé, sans être conservée ; (2) des suggestions d'entretien pour les véhicules et les animaux de compagnie, générées uniquement à votre demande, sur la base de l'historique du registre. Les mêmes garanties s'appliquent : le traitement a lieu dans l'UE via Google Cloud Vertex AI, vos données ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles, et les suggestions de l'IA sont fournies à titre informatif — aucune décision n'est prise automatiquement.

Assistant visuel pour véhicules : si vous photographiez votre véhicule, l'image est envoyée à Vertex AI pour être décrite (par exemple une rayure visible ou un témoin allumé), et le résultat vous est proposé pour confirmation. Rien n'est enregistré sans votre accord, l'image est supprimée après la vérification, et le résultat est purement informatif — il ne constitue pas un diagnostic.

L'IA produit un brouillon enregistré sur le ticket pour qu'un opérateur humain l'examine. Rien de ce que l'IA génère ne vous est envoyé automatiquement par e-mail ou autre canal. Aucune décision vous affectant légalement ou de manière significative n'est prise par l'IA sans examen humain (GDPR, article 22).

Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles de Google. Vertex AI offre des garanties contractuelles à ce sujet — Google publie les détails sur cloud.google.com/vertex-ai/generative-ai/docs/data-governance

Base légale : intérêt légitime à fournir un support plus rapide et de meilleure qualité. Vous pouvez vous opposer au traitement par IA de votre ticket en répondant « no AI » dans n'importe quel message de support ; nous traiterons alors votre ticket manuellement.

6. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles tant que votre compte est actif. Données comptables : L'historique des commandes et transactions est conservé pendant 7 ans conformément à la réglementation fiscale roumaine. Données de localisation/caméra : Les photos de preuve de livraison sont conservées pendant 6 mois sauf en cas de litige en cours.

Nous ne conservons pas ce que vous écrivez à l’assistant. Votre question, la réponse reçue et les recherches effectuées par l’assistant dans le catalogue ne sont pas enregistrées dans nos systèmes — nous ne conservons que des données techniques sur l’appel (le moment, la durée, les étapes suivies par l’assistant, le nombre de mots traités et le coût), nécessaires à la facturation et aux limites d’utilisation quotidiennes.

Registre numérique : les enregistrements du registre numérique (véhicules, animaux de compagnie, dossier personnel) sont conservés tant que votre compte est actif ou jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les images des documents numérisés avec l'IA sont traitées temporairement et ne sont pas conservées. Les messages de chat et les images jointes sont automatiquement supprimés après 30 jours ; les conversations liées aux demandes de devis restent disponibles tant que la demande est ouverte.

Recherche vocale : l’audio capté n’est à aucun moment stocké par Portia — aucun fichier audio n’existe dans nos systèmes. Le texte obtenu n’est pas conservé non plus : il est traité exactement comme une recherche saisie, et celles-ci ne sont pas enregistrées.

7. Vos droits GDPR

Vous disposez des droits suivants :

• Accès (art. 15 RGPD): Demander une copie de vos données.
• Rectification (art. 16 RGPD): Corriger des informations inexactes.
• Effacement (art. 17 RGPD): Demander la suppression de votre compte (sous réserve des durées légales de conservation). Dans l'application mobile : Compte › Confidentialité › Supprimer le compte. Demander la suppression du compte ici.
• Droit à la limitation (art. 18 RGPD): Demander la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD): Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition (art. 21 RGPD): S'opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
• Retrait du consentement (art. 7(3) RGPD): Se désinscrire des communications marketing ou du suivi de localisation (bien que le suivi soit nécessaire pour les livraisons en cours). Pour les données de santé du registre numérique, le retrait du consentement s’effectue en supprimant les enregistrements concernés. Vous pouvez révoquer à tout moment l’accès d’un commerçant à un enregistrement depuis l’application : Compte > Registres > Partage. La révocation met fin à l’accès du commerçant à l’enregistrement et le détache des réservations à venir. Elle ne supprime pas les entrées déjà créées par le commerçant — elles constituent sa trace du travail effectué — et n’annule pas les réservations terminées.

Pour exercer ces droits, contactez [email protected]

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité nationale roumaine de surveillance du traitement des données personnelles (ANSPDCP).

8. Cookies, analyse et suivi

Notre vitrine utilise des cookies pour :

• Cookies de session: Maintenir votre session de connexion et mémoriser vos préférences.
• Cookies fonctionnels: Mémoriser votre panier et vos préférences linguistiques.
• Cookies analytiques: Nous aider à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site.

Vous pouvez gérer ces cookies via votre navigateur, mais certaines fonctionnalités (comme le panier) peuvent ne pas fonctionner sans eux.

L'application mobile n'utilise pas de cookies ; elle utilise Firebase Analytics et des signaux internes de personnalisation. Vous pouvez les désactiver à tout moment sous Compte › Confidentialité, sans perdre de fonctionnalité.

Nous n'utilisons aucun identifiant publicitaire et ne suivons pas votre activité dans d'autres applications ou sur d'autres sites.

9. Enfants

Les services Portia ne s'adressent pas aux enfants de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment leurs données personnelles. Si vous constatez qu'un enfant nous a fourni des données personnelles, écrivez à [email protected] et nous les supprimerons.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre le chiffrement HTTPS sur toutes les plateformes (portia.ro et les API mobiles) et utilisons le hachage aux normes de l'industrie pour les mots de passe. Nous employons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement significatif en publiant la nouvelle politique sur notre plateforme et en mettant à jour la date de « Dernière mise à jour ». Nous vous encourageons à consulter cette politique régulièrement.